Posta Elettronica Certificata (PEC)

Posta Elettronica Certificata (PEC)

Con la digitalizzazione le forme di comunicazioni sono completamente cambiate, i classici modelli di trasmissione sono stati man mano sostituiti da sistemi informatici veloci ed economici. Logica conseguenza di abitudini drasticamente stravolte dallo sviluppo della tecnologia, con le nuove risorse digitali che hanno caratterizzato in modo significativo gli ultimi decenni della nostra vita. Oggi al posto dei canali tradizionali di comunicazione si fa sempre più largo la posta elettronica, mezzo privilegiato di trasmissione per milioni di utenti. In modo particolare, la PEC si è sviluppata in tempi brevissimi in maniera esponenziale e ha convinto praticamente tutte le categorie di utenti. Il contenuto di questa guida sarà incentrato proprio sulla Posta Elettronica Certificata (PEC), per comprenderne le caratteristiche, la grande utilità e i relativi vantaggi. Tratteremo questo argomento con informazioni di carattere generale e senza eccessivi termini tecnici, per una lettura più leggera e comprensibile. Passiamo allora di seguito alla trattazione di questo ormai famoso strumento di trasmissione.

La posta elettronica certificata è nata da più di dieci anni e nel giro di poco tempo ha saputo conquistare la fiducia di milioni di utenti. In poco più di un decennio la PEC ha conosciuto uno sviluppo incredibile, come mezzo di comunicazione si è diffusa a macchia d’olio e oggi veicola milioni di messaggi al giorno. Una diffusione capillare sia in fatto di caselle attivate che di scambio di messaggi. La posta elettronica certificata viene regolarmente utilizzata da persone fisiche, pubbliche amministrazioni, imprese e liberi professionisti. Soggetti pubblici e privati che evidentemente ne riconoscono la grande utilità, gli enormi vantaggi e una grossa sicurezza.

Infatti, a differenza della pubblica amministrazione, delle imprese e dei professionisti tenuti all’utilizzo della PEC come mezzo di trasmissione, anche numerosi privati cittadini nonostante non siano soggetti ad alcun obbligo utilizzano la posta elettronica certificata ormai in misura sostenuta. Una modalità di trasmissione con l’identica valenza legale della classica e mai archiviata raccomandata con avviso di ricevimento, quest’ultima usata sempre meno per comprensibili ragioni. Infatti, per mandare un messaggio attraverso la PEC, non occorre recarsi presso un ufficio postale e, il più delle volte, dover sopportare lunghe file, è sufficiente disporre di un dispositivo elettronico fisso o mobile collegato alla rete Internet. Efficienza, comodità e tempi brevi caratterizzano fortemente la PEC. Una modalità di trasmissione dei messaggi la cui diffusione è stata agevolata anche da proposte di mercato a costi decisamente contenuti. Per due/tre raccomandante A/R in genere in un anno si spende quanto costa annualmente la PEC, quest’ultima con il grosso vantaggio di permettere agli utenti le spedizioni di un numero infinito di messaggi.

Una particolarità molto importante del servizio di posta elettronica certificata è da riferire al fatto che la PEC certifica l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio, garantendone anche l’integrità del contenuto. La garanzia dell’integrità del contenuto è una caratteristica che riconosce a questo mezzo di trasmissione digitale anche una certa versatilità. Inoltre, qualche click, un minino di bravura con gli strumenti informatici e qualche minuto bastano per inviare un messaggio PEC. Tra l’altro, l’invio di un messaggio di posta elettronica certificata non differisce dalla spedizione di un messaggio eseguita tramite la posta elettronica ordinaria. Sulla casella PEC si ricevono le ricevute elettroniche che vanno gelosamente conservate, secondo precisi criteri normativi sulla conservazione dei documenti digitali. Conservare la ricevuta, di una corretta consegna al destinatario di un messaggio PEC, è fondamentale per dimostrare in futuro l’avvenuto invio. L’uso della digitalizzazione e di strumenti con valore legale, come la posta elettronica certificata, è utile anche in qualità di prova in eventuali contenziosi, in quanto il messaggio trasmesso giunge al destinatario completamente integro, senza cioè alterazioni di alcun tipo. Dunque, come già descritto, la PEC ha la stessa valenza legale della classica raccomandata con ricevuta ti ritorno.

Uno strumento informativo diventato importante e anche obbligatorio per diverse categorie. Un obbligo di legge che sicuramente ha favorito la grande diffusione ma, sicuramente solo in parte, vista la grande utilità ed economicità riconosciuta a tutti i livelli. Ai giorni nostri è fatto obbligo utilizzare la posta elettronica certificata durante gli scambi documentali previsti nel campo dei processi telematici. La PEC comunque viene regolarmente usata in tante altre circostanze come per effettuare l’iscrizione ai pubblici concorsi, per richiedere informazioni alle pubbliche amministrazioni, secondo i regolamenti sulla trasparenza, e per lo scambio di informazioni tra il settore finanziario e l’Agenzia delle Entrate. Un utilizzo su larga scala dettato, in alcune circostanze dagli obblighi di legge, e in molti casi dalla convenienza del servizio.

Stilare una lista completa delle nuove risorse informatiche arrivate con la rivoluzione tecnologica è un compito a dir poco complesso, così come è complicato elencare i molti benefit garantiti dagli strumenti digitali. Tuttavia ci sono sistemi digitali, che molto più di altri, hanno conosciuto uno sviluppo esponenziale incredibile e su larga scala. È il caso della posta elettronica certificata (PEC), uno strumento di trasmissione capace nel giro di pochi anni di conquistare la fiducia di pubbliche istituzioni, aziende e cittadini privati. Un sistema che permette di spedire le email con lo stesso valore di una raccomandata A/R. La PEC, dunque, si distingue dalla posta elettronica ordinaria per degli elementi aggiuntivi che danno agli utenti la sicurezza del valore legale del messaggio di posta elettronica. Riepilogando, caratterizzano in modo particolare la posta elettronica certificata:

  • l’identico valore della raccomandata con ricevuta di ritorno, con l’attestazione della data e dell’orario preciso dell’invio del messaggio;
  • i protocolli di sicurezza usati, capaci di assicurare la certezza dei contenuti, escludendo la possibilità di modifiche dei messaggi e degli allegati;
  • la ricevuta con valenza legale.

I gestori dunque certificano con le ricevute legali che i messaggi sono stati spediti e consegnati senza alcuna alterazione. Negli avvisi inviati dai gestori agli utenti sono indicati anche i riferimenti per la certificazione della data e dell’ora dei messaggi. Chiaramente, gli avvisi inviati dai gestori possono riguardare anche la mancata consegna di un messaggio, in tutti quei casi di problemi di trasmissione. Inoltre, la posta elettronica certificata oggi viene sempre più usata per l’invio di ordini, fatture, contratti di lavoro e per la spedizione della documentazione alle pubbliche amministrazioni. Il tutto con dei benefit indiscussi rispetto alle tradizionali raccomandate con ricevuta di ritorno: tempi veloci e costi molto più contenuti.

Analizzate le caratteristiche e descritti i principali vantaggi della posta elettronica certificata è molto difficile prevedere una repentina frenata in un prossimo futuro dello sviluppo di un sistema di trasmissione dati del genere. Anche perché trattasi di un mezzo di trasmissione con elevati livelli di sicurezza, un aspetto al mondo d’oggi fondamentale. La mole di informazioni e dati che circolano online oggi è infinita e poter contare su alcune certezze in termini di integrità e sicurezza dei messaggi non è cosa da poco. Un aspetto fondamentale soprattutto alla luce dei tanti attacchi informatici andati a segno negli ultimi anni, condotti da veri e propri criminali informatici senza scrupoli e pronti a tutto pur di rubare importanti informazioni.

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Andrea Masella author