Plan–Do–Check–Act (PDCA)

Plan–Do–Check–Act (PDCA)

In un mercato globale come quello di oggi affermarsi è diventato sempre più difficile senza la proposta di standard qualitativi all’altezza della situazione. La concorrenza è agguerrita e non ammette alcuna distrazione. Ecco allora la necessità di mettere in campo modelli organizzativi e gestionali per accrescere le potenzialità di un’azienda e renderla altamente competitiva nel settore di competenza. In questa direzione i processi di un’impresa vanno ottimizzati e gestiti opportunamente per migliorare la produzione e per alzare i livelli di qualità.

Cosa possibile con l’interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. Uno strumento valido per un approccio aziendale migliore e una gestione corretta è il ciclo di Deming (o ciclo di PDCA, acronimo dall’inglese di Plan–Do–Check–Act, in italiano Pianificare-Implementare-Verificare-Agire), un metodo di gestione iterativo in quattro fasi utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. Una sequenza essenziale di azioni che messa in atto con tempestività ed efficacia potrebbe portare a risultati eccellenti. Con questa guida ci occuperemo del PDCA per capirne il concetto e la sua reale funzionalità per un’azienda. Lo faremo affrontando l’argomento senza cadere in una terminologia eccessivamente complessa, così da favorire la comprensione da parte di tutti. Senza dilungarci ulteriormente nelle premesse, ora passiamo a trattare di seguito l’argomento in questione: Plan–Do–Check–Act.

Prima di entrare nel merito dell’argomento, partiamo dal presupposto che una produttività maggiore non solo favorisce dei profitti più alti, ma è gratificante anche dal punto di vista professionale. Ecco perché dai datori di lavoro ai lavoratori dipendenti tutti hanno interesse all’ottenimento di risultati soddisfacenti. Per farlo, è bene per un’impresa seguire delle precise azioni da applicare per favorire un ciclo produttivo migliore. Con il PDCA le procedure possono diventare più efficienti e la vita professionale migliorare in virtù dell’applicazione del ciclo Plan–Do–Check–Act. Questo perché il ciclo PDCA ha il fine di prevedere un modello per il miglioramento dei processi aziendali e per garantire efficienza e continuità delle attività di lavoro. Un modello applicabile a molti contesti e a qualunque procedura di apprendimento e miglioramento. Le azioni del ciclo si dividono in quattro punti chiave: Plan, Do, Check, Act (pianificazione, implementazione, verifica e azione). È possibile applicare il ciclo PDCA a interi processi di lavoro, ai servizi, ai prodotti e anche agli stessi lavoratori. Un supporto fondamentale quindi anche per ottimizzare i lavori di un team. Alla base del concetto del metodo PDCA vige il principio secondo cui un’azienda debba costantemente migliorarsi per competere con la concorrenza sul mercato di settore. Ignorare alcuni simili metodi potrebbe voler dire non adeguarsi ai tempi e non approcciarsi in maniera funzionale con il mondo del lavoro. Oggigiorno sono infatti molte le aziende a seguire il ciclo Plan–Do–Check–Act.

Una volta compreso il concetto del PDCA, vediamo i quattro step da seguire per applicare tale modello:

Plan (pianificazione):

il primo passaggio del ciclo. Per una buona pianificazione aziendale il passo principale è fotografare la situazione del momento, con lo scopo di risalire alla strada da perseguire per il raggiungimento degli obiettivi. Una pianificazione fatta con un approccio logico e con criteri corretti deve ovviamente prevedere anche le risorse necessarie al fine di raggiungere gli obbiettivi. Con la pianificazione si proverà a mappare operativamente come gestire determinati miglioramenti. Stiamo parlando di una pianificazione comunque altamente realistica, nel senso di prevedere risultati alla portata dell’organizzazione. Non avrebbe alcuna logica stabilire degli obiettivi fuori portata, non sarebbe ragionevole e comporterebbe solo un inutile dispendio di forze e di denaro.

Do (implementazione):

una volta approntata una pianificazione attendibile e completa di ogni punto, è il momento di passare alla seconda fase del ciclo PDCA. Si tratta dell’implementazione, un altro step importante a cui dedicare tanta attenzione. Una fase da portare avanti con giudizio e a piccoli passi per rispettare le linee guida dettate dalla pianificazione. Uno step da capitalizzare per ottenere precise informazioni e per testare magari un processo di cambiamento su un singolo reparto aziendale o su specifici prodotti. Un test su piccola scala e fatto in un contesto circoscritto. Vengono implementati i cambiamenti per analizzare le diverse variabili e ciascun passaggio sarà documentato. Un test anche per monitorare l’efficienza della pianificazione, attraverso la pratica di alcune piccole azioni, una vera e propria sorta di esperimento.

Check (verifica):

si tratta di una fase del ciclo in cui la raccolta dei risultati viene confrontata con gli obiettivi da raggiungere. È il momento di verificare cosa funziona e cosa è andato differentemente dalle attese. I risultati della pianificazione e dell’implementazione saranno mostrati in questo step per comprendere se coincidono con la fase previsionale. Nell’analizzare e valutare il piano e la conseguente sua attuazione serve una grande oggettività. Occorre cioè un’osservazione oggettiva per mettere in risalto eventuali criticità. Viceversa, nascondere i reali risultati per non mettere a rischio la strategia adottata non aiuta affatto il processo di crescita. Le problematiche dello step di verifica non devono essere visti come mere negatività, ma come possibilità di ulteriori apprendimenti. Altrimenti, la fase check servirebbe a ben poco. In questo step, i risultati vanno dunque analizzati per risalire anche ad eventuali problemi. Solo con l’identificazione delle problematiche è possibile cambiare in meglio il piano per il conseguimento di risultati migliori.

Act (azione):

il ciclo del PDCA si conclude con la fase dell’azione. Individuati le problematiche e la loro natura, ora il piano può essere modificato definitivamente e messo in pratica. Mentre la fase di implementazione è stata solo una piccola prova di funzionamento, lo step act interessa il quadro d’insieme completo. Completate le modifiche, con quest’ultima fase lo specifico ciclo PDCA è finito. È stato cioè realizzato uno standard da cui partire per un successivo ciclo PDCA. Lo step act può infatti considerarsi lo stadio conclusivo di un determinato processo e la fase iniziale del ciclo prossimo.

L’importanza di un modello come quello del PDCA ai giorni nostri non è in discussione perché, se attuato bene, può portare buoni vantaggi in ogni contesto. Un approccio molto interessante per migliorare la gestione aziendale. Tra l’altro l’utilizzo del PDCA si addice a diversi contesti, quindi con campi di applicazioni differenti. Un acronimo in cui le lettere significano:

  • Plan: pianificazione.
  • Do: applicazione in via sperimentale della pianificazione fatta.
  • Check: monitoraggio dei risultati e controllo della compatibilità con la pianificazione.
  • Act: miglioramento delle soluzioni che hanno superato i controlli.

Quindi il ciclo PDCA è da impiegare per migliorare i processi lavorativi, per progettare nuovi processi, per implementare delle modifiche a processi già in atto e al momento di definire nuovi prodotti e servizi. Una modalità efficace per la risoluzione delle problematiche riguardanti i vari reparti aziendali. La sua attuazione costituisce un impegno al continuo miglioramento e può interessare piccole aree oppure operare su vasta scala. In fondo, un miglioramento costante, con il chiaro scopo di aumentare i livelli di qualità, è l’obiettivo di ogni azienda. Un obiettivo da perseguire e raggiungere con un preciso piano da seguire, analizzare e implementare per risolvere eventuali problematiche. Chiaramente sono fondamentali un approccio e una gestione corretti, un modo per tradurre il ciclo PDCA in un notevole benefit per un’azienda e per non correre seriamente il rischio di sprecare energie inutilmente.

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Andrea Masella author