Exchange Server

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L’apporto dell’informatica per aziende e pubbliche amministrazioni con il passare degli anni è diventato indispensabile, oggi non esiste un settore del mondo del lavoro che può fare a meno delle risorse tecnologiche. I benefit non si contano e sono tanti anche per i singoli utenti perché il mondo digitale garantisce il trasferimento di milioni di informazioni e contatti velocemente. Servizi la cui efficienza non è assolutamente messa in discussione, anche se molto si dibatte ancora in termini di sicurezza. In ogni caso, l’evoluzione tecnologica ha fatto passi da giganti e, ai giorni nostri, i mezzi e i servizi informatici disponibili per i singoli utenti e per le intere infrastrutture sono molti. Strumenti e servizi all’avanguardia che è meglio conoscere, almeno a grandi linee, per ottimizzare il loro utilizzo e ottenere così i migliori risultati possibili. In questa guida proveremo a spiegare il software di rete Microsoft Exchange Server, lo faremo con pochi tecnicismi e con un linguaggio alla portata di tutti per non appesantire la lettura.

Fatte le premesse del caso, concentriamoci subito sul tema da trattare per capire innanzitutto la natura di Microsoft Exchange Server. Si tratta di un software di rete che permette la collaborazione in linea tra i diversi utenti appartenenti a una determinata organizzazione di lavoro. Introdotto sul mercato dal colosso Microsoft nel 1996, a distanza di più di venti anni Microsoft Exchange Server ha ottenuto molti successi e consensi da parte degli utenti. Il suo utilizzo oggigiorno è particolarmente diffuso tra le aziende nelle quali sono implementate le infrastrutture informatiche che si basano su reti Microsoft. Questo perché in tante aziende i processi di lavoro sono fondati su soluzioni che permettono una gestione veloce e centrale di email, contatti e appuntamenti. In tal senso, Microsoft ha messo a disposizione delle organizzazioni di lavoro un software con delle specifiche funzionalità per sistemi server Windows: Exchange Server. Tra le funzionalità principali di Microsoft Exchange Server rientrano la gestione centralizzata della messaggistica attraverso la posta elettronica, la gestione di rubriche e di calendari che è possibile condividere tra i diversi utenti appartenenti a una rete aziendale. Inoltre, con questo software di rete è anche possibile una panificazione condivisa e monitorata delle attività lavorative. Il client più usato per la relativa connessione a un server Exchange è il famoso Microsoft Outlook, anche se comunque esistono in giro altre modalità di accesso.

Da queste prime righe di spiegazione si capisce come l’argomento trattato sia una risorsa molto importante per le aziende e un software molto diffuso sul mercato informatico. Una delle caratteristiche più rilevanti di Microsoft Exchange Server è da ricondurre alla stretta integrazione con il sistema Active Directory, che consente di favorire di gran lunga la gestione degli utenti all’interno di organizzazioni complesse. Dal punto di vista della sicurezza informatica, trattasi di un software di rete strutturato in modo tale da garantire alle informazioni buoni livelli di tutela e riservatezza. D’altronde, non poteva essere altrimenti, trattandosi di un prodotto Microsoft diffuso su vasta scala. Nella logica della tutela dei dati sensibili e della privacy, quando si tratta di analizzare uno strumento tecnologico è bene sempre ricordare anche i dettati normativi riportati nel Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) 2016/679 dell’Unione Europea. Un Regolamento che richiama le attenzioni sulla necessità di garantire alle informazioni la dovuta tutela. Una volta fatto questo piccolo ma importante richiamo alla normativa europea, torniamo a trattare del software di rete Microsoft Exchange Server sottolineando come il software sia disponibile in due versioni. Le aziende interessate hanno infatti la possibilità di usare la soluzione groupware hostata su un cloud oppure la soluzione come software on premises, molto dipende dalla struttura organizzativa e dalle esigenze aziendali.

È possibile usare Microsoft Exchange Server in qualità di Software as a Service (tradotto in lingua italiana “software come servizio”) oppure direttamente come programma da installare con licenza sul server aziendale. Vediamo allora di seguito le modalità d’uso di Microsoft Exchange Server:

  • Software on premises: una soluzione indicata nel caso in cui si vuole implementare la soluzione groupware di Microsoft nell’infrastruttura IT (Information Technology) aziendale. Tale possibilità presuppone ovviamente il possesso della licenza per installare il software di rete sull’hardware;
  • Software Exchange online: in questo caso si tratta di un groupware offerto da Microsoft in qualità di servizio di cloud. In tale maniera, la gestione di Exchange Server non avviene direttamente sul computer di un’azienda, ma secondo la modalità cloud di Microsoft. L’accesso alle funzioni di Microsoft Exchange Server è consentito in seguito a un apposito abbonamento per l’autorizzazione all’uso del software come Software as a Service (SaaS);
  • Hosting per Exchange Server: un’altra possibilità che permette l’utilizzo di una serie di funzioni di Microsoft Exchange Server con il ricorso a provider esterni. Generalmente trattasi di provider di web con le opportune licenze per Microsoft. Fruendo di tale possibilità, le organizzazioni aziendali possono usare le funzionalità del software a seconda delle proprie necessità.

Differenti opzioni da valutare scrupolosamente e con criteri logici per risalire alla soluzione più in sintonia con le singole esigenze aziendali. Molto infatti dipende dalle attività svolte da un’organizzazione di lavoro. Da questo punto di vista appare chiaro come le opzioni basate su cloud siano indicate soprattutto per aziende di media grandezza, imprese non dotate di mezzi e risorse umane per installare e gestire un’infrastruttura IT di tipo professionale. Arrivati a questo punto, è d’obbligo rifare un passo indietro per tornare al delicato tema della protezione dei dati personali. Infatti, da parte di un’azienda, attuare delle adeguate procedure per la protezione dei dati richiede un impegno di mezzi digitali idonei e persone qualificate. Cosa assolutamente non facile quando alle spalle di un’azienda non c’è una infrastruttura Information Technology all’altezza della situazione. Invece, nei grandi centri di elaborazione, il rispetto degli standard di sicurezza è garantito dai fornitori dei servizi. Un Hosting Exchange in outsourcing presenta anche un altro importante benefit: la gamma di servizi richiesta viene con facilità adattata alle circostanze dell’azienda. In parole ancora più semplici, in caso di crescita aziendale, con un Hosting Exchange in outsourcing è possibile richiedere servizi aggiuntivi, senza dover sostenere gli onerosi costi per l’acquisto di nuovo hardware e software. Al contrario, i software on premises sono generalmente indicati per aziende di grandi dimensioni con la disponibilità di risorse finanziarie sufficienti per la realizzazione di un’architettura sicura. Con questa modalità d’uso del software Microsoft Exchange Server, il controllo dei dati è completamente nelle mani dell’azienda. Una soluzione quindi che presuppone l’impiego di mezzi e persone all’altezza della situazione e alla portata soprattutto delle grandi aziende.

Oggi dunque Microsoft Exchange Server si presenta come una soluzione groupware potente e con funzionalità email, gestione delle attività, contatti, rubrica, con funzioni di calendario e appuntamento, con filtri antivirus e antispam, funzionalità di crittografia, protezione contro la perdita di dati, funzioni di ricerca avanzata e altro ancora. Inoltre, con la versione 2019, il software di rete Microsoft Exchange Server è stato ottimizzato principalmente dal punto di vista delle prestazioni e della sicurezza. Con gli accorgimenti fatti, sono state migliorate notevolmente alcune prestazioni come le funzioni di ricerca ed è stato limitato il raggio di azione dei criminali informatici. Un ulteriore passo in avanti per la sicurezza dei dati, messa continuamente a dura prova dalle subdole azioni dei criminali informatici.

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Andrea Masella author